Umowa najmu w regionie Westland musi spełniać formalne wymogi określone w art. 7:201 Kodeksu cywilnego (BW), aby była ważna. W przypadku mieszkań w kompleksach szklarniowych, ogrodów działkowych lub apartamentów w miejscowościach takich jak Naaldwijk, 's-Gravenzande i Monster, forma pisemna jest obowiązkowa, wraz z podpisami obu stron. Brak tych elementów powoduje nieważność umowy lub możliwość jej udowodnienia jedynie w formie ustnej, co może prowadzić do problemów w przypadku sporów dotyczących najmu sezonowego w sektorze upraw szklarniowych.
Obowiązkowe informacje, które muszą znaleźć się w umowie, to: imiona i nazwiska stron, adres (np. adres szklarni przy Dijkweg), wysokość czynszu, czas trwania umowy, koszty dodatkowe takie jak opłaty za przyłącze wodne do nawadniania oraz okres wypowiedzenia. W przypadku umów tymczasowych (maksymalnie 2 lata, art. 7:271 ust. 1 BW) dla pracowników sezonowych w regionie Westland, musi być wyraźnie zaznaczone, że umowa nie ulega przedłużeniu.
Podpis elektroniczny za pośrednictwem eHerkenning lub iDIN jest ważny od czasu wejścia w życie Ustawy o cyfrowym rządzie, co jest wygodne dla międzynarodowych plantatorów. W przypadku braku formy pisemnej, sąd w Hadze może uznać umowę za ważną, jeśli strony faktycznie ją wykonują (zasada dobrej wiary, art. 6:248 ust. 2 BW).
Wynajmujący w regionie Westland powinni korzystać z wzorów umów ROZ lub Komisji ds. Najmu, dostosowanych do lokalnych norm ogrodniczych, aby uniknąć ryzyka. Najemcy powinni sprawdzać ukryte koszty, takie jak „kaucja” przekraczająca dwumiesięczny czynsz lub dodatkowe opłaty za energię w szklarniach. W przypadku braku podpisu jednej ze stron, najemca jest chroniony przed eksmisją bez postępowania przed sądem rejonowym.
Sankcja: nieważne klauzule zostają usunięte. W przypadku międzynarodowych najemców z Polski lub Maroka obowiązują przepisy UE dotyczące transgranicznego uznawania umów. Należy zadbać o duplikaty umów oraz zarejestrować je w Urzędzie Skarbowym w celu odliczenia odsetek hipotecznych lub uzyskania dotacji dla sektora ogrodniczego. Takie działania stanowią solidną podstawę dla Państwa relacji najmu w regionie ogrodniczym Westland.